Regole, regolamenti e gestione aziendale

Applicare regolamenti aziendali con principi chiari e definiti può sancire una vera e propria svolta nella gestione di un’impresa. Tuttavia non sempre è di facile applicazione. Vediamo perché.

Da sempre le aziende, grandi o piccole che siano, si trovano costantemente a dover fare i conti con regole e regolamenti aziendali ai quali, sia per ragioni cogenti sia per motivazioni organizzative, rispondono sempre una serie di indicazioni atte a informare e far chiarezza per una corretta gestione dell’impresa.

Regolamenti semplici

Il regolamento aziendale principalmente fornisce indicazioni sulle norme comportamentali all’interno di un’impresa per i suoi lavoratori al fine di informarli su determinate regole da seguire e su ciò che viene da loro atteso per una corretta organizzazione aziendale. Tuttavia, non sempre l’introduzione di nuove direttive semplifica la vita o la gestione di un’impresa al suo interno. Anzi, in alcuni casi può generare l’effetto contrario burocratizzando in maniera esponenziale un’organizzazione fino ad arrivare, in determinate situazioni, a “ingessarla” a scapito della sua operatività.

Allora cosa fare per fornire indicazioni chiare e precise a una società senza al tempo stesso snaturarla o renderla troppo poco elastica e dinamica per via di un eccessivo grado di dettaglio legato all’applicazione maniacale di regole e regolamenti?

Dal punto di vista empirico, più regole vengono date maggiore è la possibilità di cercare scappatoie o escamotage per eluderle. Ciò per i limiti che ci potrebbero essere e per le possibilità di poterli aggirare fintanto che non si può arrivare alla fuoriuscita degli attori in essa coinvolti. Un molteplice numero di regole ben definite potrebbe andar bene per le organizzazioni modernamente strutturate di grandi o grandissime dimensioni e non sicuramente per quelle micro o piccole dove è necessario essere anzitutto flessibili e snelli, ma con un congruo numero di principi chiari e precisi.

Il rispetto verso gli altri poi può essere sicuramente un principio e un valore da rispettare, ma che non dovrebbe essere sancito in maniera impositiva rigida. Per le piccole entità aziendali, inoltre, ci devono essere sicuramente regole di base, ma con una determinata forma mentale nella sua applicazione e la possibilità di avere una loro attuazione, ma all’interno di range entro i quali muoversi. Per questa ragione nelle micro e piccole aziende il regolamento aziendale dovrebbe esistere, ma sarebbe al tempo stesso auspicabile possa essere un documento sintetico, corredato da tutte le indicazioni e le informazioni che un’impresa si aspetta vengano seguite dai propri collaboratori. Non dovrebbe essere quindi prolisso nei contenuti, ma redatto con linguaggio chiaro e semplice tale da evitare sia i fraintendimenti, sia enucleare informazioni in maniera troppo formale così da rendere eccessivamente rigida l’organizzazione entro il quale viene applicato. Ciò dovrebbe essere perseguito anche per non generare un’applicazione troppo complessa da parte dei lavoratori che potrebbe portare a un rallentamento nello svolgimento delle loro attività. Si ricorda a riguardo che un regolamento aziendale non raggiunge il proprio scopo solamente nel far rispettare regole condivise a tutti, ma incontra benefici anche e soprattutto nell’ottenimento di un vantaggio per l’azienda rendendola maggiormente dinamica, efficiente, produttiva e soprattutto, nei lavoratori, rendendoli maggiormente consci e partecipativi rispetto alla direzione verso la quale operare proprio attraverso quanto posto in essere anche dal regolamento.

In questo ambito va altresì evidenziato che non sempre documenti che rispecchiano una eccessiva rigidità basata sulle relazioni tra i vari ruoli e un eccessivo formalismo portano a far chiarezza all’interno di un’organizzazione.

In accordo con le leggi

Al di là di ciò che può essere la legislazione vigente in materia di lavoro, che comunque va recepita per gli aspetti cogenti ed esaminata e tenuta ben presente in tutti i suoi rimandi così come riportato sul Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro (CCNL), così come per tutte le altre norme e leggi come, ad esempio, quella in materia di privacy oppure quella sulla sicurezza sui luoghi di lavoro o eventuali accordi interni.

regolamenti

Un regolamento aziendale dovrebbe essere adottato non solamente per la specifica esigenza di cercare di stabilire ordine attraverso un documento a una situazione troppo poco definita, ma dovrebbe portare anche a un’evoluzione nell’organizzazione dell’impresa. Ciò in quanto la spuria applicazione fine a se stessa potrebbe generare un clima aziendale che per varie ragioni può creare malumori perpetrati in maniera continua all’interno di un’impresa arrivando, in determinati casi a modificare negativamente un clima aziendale fino a quel momento accettabile anche se non organizzato e normato in ogni suo dettaglio.

Infatti, il momento dell’introduzione di un regolamento aziendale spesso viene vissuto con ansia e stress da parte dei lavoratori. Per questo non dovrebbe essere imposto dall’alta direzione aziendale in maniera passiva, ma sarebbe opportuno condividerlo prima con gli addetti ai lavori e le loro rappresentanze, poi divulgarlo attraverso incontri specifici, quindi messo in pratica gradualmente e in via sperimentale prima di passare a regime nella sua applicazione. Inoltre, personalmente ritengo che in determinate situazioni, come l’introduzione di un regolamento ex novo o la sua revisione, ci dovrebbe essere una certa elasticità nell’applicabilità dello stesso. Ad esempio, magari cominciando con il regolamentare le cose di maggior dettaglio, per poi addentrarsi nello specifico di altre nel caso in cui emergano esigenze particolari o la necessità di adottare azioni preventive o correttive a fronte di potenziali e specifiche situazioni che vengono a crearsi.

In pratica

Comunque sia prima di entrare nello specifico dei comportamenti e delle norme da rispettare sarebbe auspicabile effettuare una ricognizione della situazione presente in azienda relativamente a quanto nel tempo predisposto e alla sua reale applicazione, per poi successivamente comprendere quali possono essere le esigenze esplicite ed implicite della proprietà al fine di mettere a punto un documento che possa essere il più possibile coerente sia con gli obiettivi della direzione aziendale sia con i vincoli legislativi, prima di essere condiviso con i collaboratori. Per questo genere di attività, sarebbe opportuno rivolgersi a uno specialista che possa consigliare e fornire indicazioni adeguate per mettere a punto un regolamento aziendale. Ad esempio, alcuni consulenti offrono un contributo di valore in quanto oltre a competenze specifiche hanno il vantaggio di avere una visione dall’esterno dell’azienda, oltre che la possibilità di fornire un’esperienza significativa sulla materia in oggetto. Un regolamento aziendale nei suoi contenuti, sempre sulla base delle esigenze aziendali, può toccare varie tematiche.

Oltre a una parte generale che si occupa delle norme comuni di comportamento e condivisione all’interno dell’azienda possono essere disciplinati temi specifici come, ad esempio, l’utilizzo della strumentazione di lavoro, la manutenzione di mezzi e attrezzature o di altri aspetti che richiedono particolare attenzione all’interno del governo della vita aziendale. Un esempio su tutti relativamente ad alcune tematiche generali che spesso vengono affrontate in questi documenti sono la gestione dell’orario di lavoro; mentre tra quelle specifiche vi è quella riguardante la possibilità di utilizzo o meno del cellulare durante l’orario di lavoro o della casella di posta elettronica aziendale. In alcuni casi, esempi di grande pregio che si affiancano ai regolamenti aziendali e alle volte lo integrano sono i manuali organizzativi. Spesso questi vengono elaborati per svariate esigenze e in determinati momenti della vita dell’azienda.

Molte volte questi documenti prendono vita in occasione dell’implementazione di progetti come la nascita di sistemi di gestione qualità, ambiente o sicurezza proprio per rendere maggiormente semplici e snelli alcuni passaggi della gestione organizzativa di un’azienda sia dal lato della proprietà sia da quello dei collaboratori. Il manuale organizzativo e il regolamento aziendale pertanto, se per i collaboratori ha il beneficio di rendere chiare, condivise ed esplicite le regole alle quali far riferimento all’interno del luogo di lavoro, dal punto di vista della proprietà invece si può identificare come uno strumento sul quale confrontarsi e basarsi in caso di mancato rispetto delle regole stabilite e condivise, oltre che per una maggiore efficienza e ottimizzazione della gestione strategica aziendale e delle prassi in atto all’interno di un’organizzazione.

Conclusioni

Dunque, semaforo verde sia ai regolamenti aziendali, sia ai manuali organizzativi, a patto che rimangano uno strumento di lavoro. Per esserlo devono mantenersi sintetici e chiari non certo voluminosi elaborati dove non è possibile districarsi se non con una lunga lettura a tratti ridondante, che come fine ultimo vuole fornire solamente elementi rigidi di complessa applicabilità.

In definitiva, anche se il regolamento aziendale può apparire un argomento ostico da introdurre in azienda, fatte salve le verifiche legislative cogenti e il confronto e condivisione dello stesso ai vari livelli aziendali, questo può sancire una vera svolta se applicato in maniera continuativa all’interno di un’impresa anche se poco strutturata o con poche unità.

di Stefano Vezzelli

 

 

 

 

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