Facility Manager, la risorsa che aiuta

Quella del Facility Manager è una figura sempre più strategica all’interno delle aziende, capace di creare efficienza ed elevare il livello di competitività. Anche nelle piccole e medie organizzazioni

Nelle imprese modernamente organizzate sta ottenendo sempre maggior spazio e considerazione una figura fondamentale che, pur non occupandosi di attività che interessano direttamente il core business di un’azienda, aiuta a snellire e rendere maggiormente fluidi e affidabili numerose azioni e processi all’interno della stessa.

Facility manager

Si tratta del facility manager ovvero di un ruolo al servizio di tutti all’interno dell’impresa in quanto si occupa di numerosi compiti e il cui fine è quello di agevolare e facilitare il lavoro di tutti. Spesso anche nelle piccole organizzazioni, siano esse manifatturiere o di servizi, in molti casi trova posto una funzione che si interessa di tutta una serie di azioni finalizzate al buon funzionamento della struttura e di determinati servizi dell’azienda. Fino a non troppi anni fa una risorsa con queste caratteristiche veniva identificata in maniera semplicistica come quella che all’interno di un’impresa si occupava delle manutenzioni, specie degli immobili e di altri aspetti al loro corollario quali, ad esempio, la verifica di impianti e attrezzature. Nel tempo invece la sua funzione ha assunto maggiore rilevanza ed è diventata sempre più strategica proprio per l’elevato apporto qualificato che la identifica che, se ben impiegato, può consentire a un’azienda di essere maggiormente efficiente facendole applicare criteri economicamente vantaggiosi permettendole di risparmiare e di garantirle una flessibilità e una competitività sul mercato di prim’ordine. La figura oggi, oltre a occuparsi della manutenzione degli edifici, è attiva finanche nel mantenere in efficienza e monitorare anche tutti gli impianti, come ad esempio quelli elettrici, idraulici, di condizionamento e quant’altro a servizio dell’azienda che non riguardi direttamente il core business della stessa. Si occupa inoltre di gestire la manutenzione del verde, i servizi mensa e altri servizi che si rendono necessari per agevolare il lavoro delle risorse presenti nell’organizzazione garantendo la loro sicurezza e cercando di non interrompere il flusso produttivo per il raggiungimento delle politiche in atto. Va da sé che una siffatta funzione collaborerà con tutte le aree aziendali, in sinergia soprattutto con chi si occupa di acquisti, sicurezza e pianificazione all’interno dell’organizzazione. L’approccio di questa figura sarà pertanto orizzontale e integrato con le altre funzioni aziendali al fine di poter generare un ambiente di lavoro di qualità, flessibile e rapido nelle risposte quando necessario nonché in grado di adeguarsi ai repentini cambiamenti di mercato. Spesso il lavoro del facility manager si svolge a monte attraverso una costante analisi, progettazione e definizione di politiche, standard e procedure da porre in essere e seguire. A tal fine, in tutto ciò assume quindi un’importanza non trascurabile il rispetto di parametri di economicità da perseguire per rendere l’azienda il più competitiva possibile sul mercato.

Una figura strategica

Anche se si tratta di una figura sempre maggiormente strategica per le aziende che se ne avvalgono, ad oggi non esiste una preparazione specifica mirata a ricoprire questo ruolo. La risorsa dovrebbe possedere una buona capacità di pianificazione e avere nozioni trasversali (quelle legislative sono piuttosto apprezzate). Oltre a ciò è auspicabile che sia a conoscenza del know-how dei processi dell’azienda e sappia coordinare adeguatamente le attività, nonché sia informato sulle normative e gli aspetti cogenti e non che regolano il relativo settore di appartenenza. Particolarmente richiesti in questo ambito sono dunque i titoli a indirizzo tecnico, economico e giuridico, anche se ha una rilevanza estremamente peculiare l’esperienza maturata sul campo e l’essere in grado di coordinare e gestire lo staff, soprattutto in ambiti complessi e in situazioni di emergenza. Comunque sia, tutto ciò che è necessario venga perseguito e preso in carico dal facility manager dovrà essere ottenuto attraverso la determinazione e la corretta applicazione all’interno dell’azienda di adeguate politiche e standard necessari al raggiungimento dell’efficienza e degli obiettivi volti al miglioramento dell’impresa. Ad oggi, una norma di riferimento che può essere di aiuto in questo è la UNI EN ISO 41001 che si occupa dei sistemi di gestione nonché la UNI EN ISO 41011 che riguarda i termini e le definizioni relativamente al facility management. In aggiunta a ciò, come effetto di una buona gestione degli immobili e delle infrastrutture aziendali stanno assumendo sempre maggior importanza elementi che accrescono il valore di un’organizzazione. Ciò a maggior ragione questo fattore viene tenuto in considerazione in maniera significativa, ad esempio, nel caso in cui l’azienda debba essere posta sul mercato o accorpata ad altre. Pertanto, anche questo aspetto, se applicato e documentato adeguatamente, aumenta il valore degli immobili e dell’azienda stessa.

Applicazione nelle piccole imprese

Nonostante gran parte della letteratura ritenga che il facility manager sia una figura che trova spazio soprattutto in grandi aziende ed Enti, personalmente ritengo che una valenza significativa possa averla anche all’interno delle piccole e medie aziende. Spesso, nelle piccole imprese questa funzione può essere portata avanti da una funzione apicale, mentre nelle medie potrebbe essere ricoperta da una risorsa con esperienza che già si occupa anche di altro all’interno della struttura.

Si prenda come esempio una media azienda di carpenteria che esegue lavorazioni di ossitaglio, piegatura e saldatura di lamiere a disegno di grossi spessori e che abbia il capannone in cui si svolgono le attività di proprietà.

Se il principio generale che regola la mansione del facility manager è quello di tenere monitorato oltre che gli edifici anche i vari servizi necessari al corretto funzionamento dell’azienda, rinnovandoli e implementandoli quando possibile, facendo ricerche di mercato e adeguando i servizi a supporto dell’attività aziendale principale e non limitandosi, come spesso accade nelle piccole aziende, solamente alle utilities, torna utile fare qualche riflessione. All’interno della carpenteria pertanto potrebbe essere individuata una risorsa che già si occupa di gestire altre attività e che, al contempo, potrebbe cominciare a seguire anche parte di quelle sopra indicate. Un ruolo che potrebbe essere adatto a portare avanti questa tipologia di attività può essere quello di chi si occupa della qualità, oppure chi segue la sicurezza. In molti casi queste figure possiedono un know-how in linea con quanto legato alla mansione del facility manager e, in parte, si occupano già di gestire alcuni aspetti correlati al campo d’azione di quest’ultimo. Così dedicando parte delle risorse a disposizione potrebbe essere utile concentrarsi su determinate attività al fine di gestire al meglio e mettere in condizione di facilitare le attività della carpenteria grazie a una corretta gestione dei servizi di supporto al core business aziendale, creando un ambiente di lavoro migliore, ottimizzandone anche i costi e le risorse a disposizione. In questo modo, per ipotesi, oltre a concentrarsi sulla manutenzione dell’edificio, chi si occupa della qualità potrebbe cercare di capire come migliorare il servizio mensa, implementare la rete aziendale per fornire una maggiore qualità al lavoro svolto dall’amministrazione e, non ultimo, ottimizzare l’attuale impianto di illuminazione interno ed esterno dell’azienda. Queste sono piccole ma significative azioni che, se progettate, messe in atto e monitorate adeguatamente, possono portare a un ambiente di lavoro maggiormente efficiente, competitivo e con criteri oggettivi economici migliorativi proprio grazie all’introduzione e alla presa incarico di determinate necessità da parte del facility manager aziendale.

Conclusioni

Non esiste una soluzione ottimale applicabile a tutte le organizzazioni, ma andrebbe studiata sulla base della struttura aziendale, delle esigenze e degli obiettivi che l’organizzazione stessa si prefigge. Ciò di cui si occupa il facility manager sono servizi che, a seconda delle necessità, possono essere erogati anche da ditte esterne. Tuttavia, sarebbe sempre auspicabile avere almeno un referente interno interessato di ciò che l’azienda sta portando avanti.

Le piccole e medie aziende possono cominciare a occuparsi di alcune attività correlate a questa figura attraverso l’impiego di una persona di esperienza, individuata all’interno dell’organizzazione, oppure affiancando una nuova risorsa a chi già conosce i processi all’interno della stessa. Ciò che conta per le imprese è che l’utilizzo di una figura come il facility manager potrebbe essere l’elemento che pone l’accento sulla qualità del risultato. Perché in definitiva questa funzione snellisce il lavoro altrui, previene l’insorgere di eventuali rischi per un’azienda e ne aumenta la produttività. Inoltre, si pone come utile punto di riferimento per garantire in maniera continua l’affidabilità e l’adeguato utilizzo degli immobili dell’azienda nonché di risolvere le problematiche inerenti a questa tipologia di beni.

di Stefano Vezzelli

 

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